Sedintele: Cum eficientizam timpul petrecut si cum ii "neutralizam" pe sabotori

Astazi povestim despre sedinte si cateva reguli pe care le consider necesare pentru a avea succes in cadrul unor astfel de intalniri.

As imparti sedintele in trei grupe, in functie de scopul lor: de informare (cele mai simple si scurte ca durata); de culegere de informatii si de rezolvare de probleme (cele mai complicate).

Trebuie intotdeauna ca o sedinta sa aiba un scop, indiferent de forma ei. Daca tineti o sedinta fara sa aveti un scop, pierdeti timpul. La fel de important e ca oamenii care participa la sedinta, sa stie in prealabil scopul acesteia.

In sedintele de informare, rolul principal este al liderului. El trebuie sa prezinte lucrurile si apoi sa dea cuvantul celorlalti, mentionand faptul ca pot pune intrebari scurte, dar doar la obiect, controlul fiind al celui care informeaza. Inevitabil daca nu sunt intrebari, se solicita un feedback si, esential, liderul (sau asistentul acestuia) noteaza feedback-ul primit.

In cazul sedintelor de culegere de informatii, liderul devine un facilitator, el incurajeaza discutiile punand intrebari deschise, astfel incat sa extraga informatiile necesare.

Intr-o sedinta de culegere de informatii, liderul vorbeste mai putin, canalizand intalnirea spre subiectele de interes prin scurte intrebari. Obiectivul unei astfel de intalniri este atins in cazul in care liderul reuseste sa extraga toate informatiile necesare de la participanti.

In sedintele de rezolvare de probleme, este foarte important ca agenda sa fie clar stabilita inainte si comunicata tuturor participantilor. Astfel, fiecare are timp sa se gandeasca la ce urmeaza sa se discute si e mult mai probabil sa aiba o contributie importanta in desfasurarea discutiilor decat daca tema sedintei ramane surpriza. Si durata e un factor important: cu cat mai lunga, cu atat mai neproductiva.

Sunt multe lucruri de care liderii nu tin cont si sedinta devine astfel un fiasco.

In primul rand, limbajul trupului liderului in cadrul unei sedinte este un element esential. Nesiguranta, nepregatirea, ignoranta, superioritatea gratuitase transmit mai usor decat crede liderul si grupul iritat de atitudinea si neprofesionalismul acestuia va simti imediat aceste lucruri. De asemenea, greselile de exprimare, de limbaj si trecerea fara nicio legatura de la un argument la altul sunt la fel de rele precum glumele nepotrivitesi la care nimeni nu reactioneaza (nici macar din interes).

Daca sunteti lider sau manager si aveti grija de aspectele de mai sus, e bine sa stiti si faptul ca puteti intra in conflict (in cadrul unei sedinte) cu urmatoarele tipologii (lista nu e inchisa):

Monopolizatorii

Cum ii recunosti: Te vor intrerupe. Des. Vorbesc mult, despica firul in patru, se repeta. Fac acest lucru pentru ca le place sa se auda vorbind.

Cum rezolvi: Nu te certa cu ei, dar nu-ti fie teama sa ii intrerupi, spunandu-le pe nume si sa le atragi atentia. Noteaza ideea sau contributia facuta si invita imediat pe altcineva sa comenteze punctul discutat de pe ordinea de zi.

"Pe langa tema"

Cum ii recunosti: Cauta atentia celor din jur. Pentru a o obtine, deseori vor aduce in discutie subiecte nerelevante care va vor face sa pierdeti timpul.

Cum rezolvi: Opreste-i cu fermitate, readu in discutie subiectul principal al sedintei si pune o intrebare specifica pentru a indruma sa se concentreze.

"Tragatorii de elita"

Cum ii recunosti: Sunt cei care soptesc pe lateral, cei care recurg la comentarii sarcastice pentru a-ti submina autoritatea si incearca sa distraga atentia participantilor de la tine catre ei.

Cum rezolvi: Pune-i in centrul atentiei pentru cateva momente si intreaba-i direct daca doresc sa isi impartaseasca comentariile cu toti cei din incapere. Cei mai multi dintre ei vor fi prea rusinati sa faca acest lucru si vor refuza. Stiu ca suna ca si cum am fi la scoala, dar sa stiti ca aceasta metoda chiar functioneaza.

Scepticii

Cum ii recunosti: Vor critica absolut orice spui tu sau pe altcineva prezent la sedinta.

Cum rezolvi: Daca devin mult prea negativi sau critici in timpul sedintei, spune-le ca sunteti acolo pentru a gasi solutii, nu pentru a fi criticati. Apoi roaga-i sa contribuie in mod constructiv la sedinta.

Este de asemenea important ca dupa sedinta sa existe un raport/e-mail cu concluziile/ideile/rezultatele acesteia, care sa fie transmis tuturor participantilor.

Este un subiect amplu si reusita unei sedintese bazeaza atat pe flerul personal cat si pe pregatirea prealabila a aceasteia.

Succes si sedinte reusite!

Articol semnat de Iulian Serban, fondatorul Think Business, un proiect al STEPS Business Consulting, companie creata pentru a oferi pachete complete de servicii: consultanta, dezvoltarea carierei, training, evenimente.

Daca ai intrebari sau vrei sa transmiti un mesaj autorului acestui editorial, lasa un comentariu in sectiunea dedicata de mai jos. Nu uita sa lasi si adresa ta de e-mail, astfel incat sa te putem contacta si sa iti transmitem raspunsul.

Contradicțiile pieței de energie nucleară din România. Ministerul Energiei, într-un „du-te vino” față de reactoarele modulare mici de la Doicești

Ministerul Energiei a transmis recent că susține proiectul reactoarelor modulare mici în România, ca parte a strategiei de dezvoltare și consolidare energetică a țării. Pe 17 aprilie...

The Boring Phone: dispozitivul destinat să combată dependența de smartphone-uri

HMD a anunțat lansarea unui nou model de telefon: The Boring Phone. Produsul va fi prezentat în cadrul unui eveniment la Milan Design Week, pe data de 18 aprilie. Telefonul face parte dintr-o...