Facturile pe hartie ar fi trebuit sa dispara deja din Romania, dar statul nu respecta legile UE. Care este solutia?

Comisia Europeana a declansat procedura de infringement impotriva Romaniei pentru esecul de a transpune in legislatia nationala Directiva 55/2014 privind facturarea electronica.

Directiva 55/2014 spune ca eficienta in operatiunile de facturare se realizeaza atunci cand este utilizat un standard comun acceptat la nivel european prin care factura sa circule doar in format electronic si sa poata fi procesata automat de catre sisteme informatice.

Facturile pe hartie, chiar si cele trimise ca fisiere pdf pe email, vor fi inlocuite complet prin transmisia intre sisteme informatice a unui format standardizat de date, generand economii financiare si ducand la reducerea fraudelor.

Standardul tehnic european pentru facturare electronica este disponibil din noiembrie 2017. Termenul limita din 18 aprilie 2019, incalcat de Romania, viza asigurarea faptului ca toate institutiile publice, in particular cele centrale, au posibilitatea de a primi facturi in formatele definite de standard (tehnic, sunt formate bazate pe XML, UBL 2.1 respectiv UN/CEFACT CII asa cum sunt definite in standardul EN 16931)

De ce este important si benefic sa adoptam standardul pe scara larga?

Cu totii primim facturi, fie ca persoane fizice, fie ca si companii sau institutii.

Le primim pe email ca fisier pdf, uneori le primim inca pe hartie, le sortam, le programam pentru plata, le platim, iar persoanele juridice le inregistreaza pentru raportarea contabila. Toate acestea sunt inevitabile, consuma timp si implica efort, explica expertii de la Cluj IT Cluster, intr-un comunicat de presa.

Daca pentru o persoana cele cateva facturi pe luna nu implica un efort major, pentru o firma costurile se aduna considerabil. Chiar si intr-o firma mica operatiunile legate de procesarea facturilor cumuleaza in medie 20 de ore pe luna. Acest timp costa. Pentru o corporatie sau o institutie mare costul creste simtitor.

Nici cei care emit facturi nu sunt foarte fericiti de costurile implicate in emiterea, transmiterea si verificarea permanenta a incasarilor, urmarirea termenelor de plata si somarea "railor platnici".

In era digitalizarii si interoperabilitatii, operatiunile legate de facturi continua sa fie costisitoare si predispuse la erori cat timp intre vanzator si cumparator nu se stabileste un standard al schimbului de informatii care pot fi prelucrate de catre aplicatiile software disponibile fiecaruia.

Standardul european determina o simplificare esentiala a lucrului cu facturile. Astfel, vanzatorul va putea transmite factura direct din aplicatia lui favorita fara a o mai genera in pdf si a o incarca intr-un email.

Cumparatorul va primi automat factura in aplicatia sa, o va putea verifica, o va accepta si transmite spre contabilizare si raportare automata, fara a o mai salva ca fisier si fara a face vreun singur copy/paste.

Cele doua aplicatii, ale cumparatorului si ale vanzatorului, pot fi realizate de furnizori diferiti, fiecare dintre acestia respectand standardul european.

Mai mult, intr-o perioada de cateva luni, directiva cunoscuta sub acronomul "PSD2" (Revised Payment Service Directive) va permite ca din aceleasi aplicatii cu care emitem sau procesam facturi sa ne putem verifica si incasarile sau sa realizam plati.

Va fi mai simplu, mai usor, mai sigur si mult mai ieftin. Totul datorita adoptiei unui standard. In Romania, acest lucru nu a fost posibil.

Beneficii uriase pentru sectorul institutional

Directiva 55/2014 vizeaza in mod expres reducerea riscurilor si erorilor din achizitiile publice, permitand verificarea mult mai usoara a facturilor in comparatie cu ce s-a contractat, comandat sau livrat, o verificare care acum este foarte costisitoare si implica mult efort birocratic pentru a reduce riscul erorilor sau fraudelor.

Introducerea standardului va permite verificarea automata a facturilor. Se asteapta ca implementarea directivei sa incurajeze semnificativ relatiile comerciale intre entitati din state diferite ale Uniunii prin simplificarea si usurarea transmiterii de informatii intre ele.

O alta miza importanta este reducerea fraudei in materie de TVA. Anual se estimeaza ca 15 miliarde de euro se pierd la nivelul UE prin diferite "inginerii financiare", precum ar fi mecanisme de fraudare precum cele de tip carusel.

Directiva si standardul permit implementarea la nivel central a sistemelor de raportare in timp real a TVA-ului care sa identifice repede eventualele probleme. Astfel de sisteme deja sunt functionale in Europa, inclusiv in state vecine cu noi, precum Ungaria.

Expertii de la Cluj IT Cluster fac un apel pentru transpunerea urgenta a Directivei 55/2014 si in Romania, iar standardul EN 16931 sa fie adoptat si sa fie incorporat in sistemele informatice ale institutiilor si mediului privat.

Desi din 18 aprilie statul roman se afla in intarziere fata de obligatia legala europeana, este posibil, prin conlucrarea industriei software din Romania, incluzand asociatiile de profil si furnizorii de solutii informatice prin care se emit sau proceseaza facturi, sa se ofere o solutie functionala.

Cluj IT Cluster face pe aceasta cale un apel catre toti furnizorii de solutii pentru crearea de facturi, aplicatii de contabilitate, sisteme ERP, de a constitui o alianta nationala pentru sustinerea digitalizarii in cel mai scurt timp a proceselor de emitere, transmisie si prelucrare a facturilor.

O abordare la nivel national trebuie sa permita fara ingradiri oricarui furnizor de solutii sa incorporeze in aplicatiile deja existente posibilitatea de a transmite sau procesa facturi bazate pe standardul EN 16931.

In acest moment Romania este obligata sa asigure posibilitatea institutiilor de a primi si procesa facturi in formatul standard, dar nu o poate face in conditiile intarzierii implementarii la nivel central.

Pentru a rezolva cu prioritate aceasta problema, pentru a permite tuturor institutiilor publice sa reintre in legalitatea europeana, Cluj IT Cluster pune la dispozitia tuturor institutiilor din Romania, in mod gratuit, un sistem informatic prin care acestea sa poata primi facturi in formatele specificate de standard (UBL 2.1 si UN/CEFACT CII) . Activarea se poate face la cerere.

De asemenea, Cluj IT Cluster pune la dispozitia tuturor furnizorilor de solutii o interfata de tip API prin care facturile pot fi trimise atat institutiilor cat si companiilor. Prin interfata se vor putea de asemenea prelua facturile primite, pentru a fi apoi procesate in orice aplicatie.

Cluj IT Cluster, ca asociatie care cuprinde peste 75 de membri, companii IT, 8 universitati, institutii din sectorul administratiei publice, sustine acest demers in vederea accelerarii digitalizarii si realizarii interoperabilitatii intre sisteme la nivel national, promovand o abordare la care pot sa contribuie si de care pot sa beneficieze direct toti furnizorii de produse si servicii din domeniul IT, se mai arata in comunicatul de presa.

Sistemul pus la dispozitie va putea fi dezvoltat in continuare prin efortul comun al industriei sau inlocuit de un sistem national dezvoltat pe baza unei strategii si a unei arhitecturi care ar fi elaborata in viitor de catre institutiile centrale de resort.