Top caracteristici ale unui program de calcul al salariilor eficient

Un program de calcul al salariilor este un instrument pretios pentru organizatia ta. Utilizand un soft de salarizare performant, te asiguri ca angajatii isi primesc salariul la timp si corect, un aspect motivant pentru acestia. In acelasi timp, departamentul de resurse umane isi eficientizeaza activitatea si castiga energie si timp pretios, pe care il poate aloca in alte directii.

Alegerea programului de salarii va porni mereu de la nevoile afacerii tale:

• Ce marime are compania si care este numarul salariatilor?
• Care sunt previziunile de crestere, atat individuale, cat si ale sectorului de activitate din care aceasta face parte?
• Care este industria in care aceasta activeaza (sistemul de beneficii sau tipul de program este de multe ori asemanator in aceeasi industrie)?

Toate acestea sunt intrebari pe care le vei clarifica, cu siguranta, impreuna cu analistii firmei de la care vei achizitiona programul de salarizare, pentru a te asigura de compatibilitatea nevoilor tale cu capabilitatile produsului software oferit.

Ai mai jos o serie de aspecte la care se recomanda sa fii atent, care se pot traduce in intrebari relevante adresate organizatiei de la care achizitionezi software-ul de resurse umane ce integreaza un modul de salarizare sau programul de salarizare individual.

Modul de calcul al salariilor si usurinta prelucrarii datelor

Soft-ul va calcula numarul de ore efectuate de angajati si / sau de catre contractori si va stabili sumele de plata catre acestia. Din acest punct de vedere, e important ca programul sa permita prelucrarea cu usurinta a datelor de salarii.

Persoana responsabila trebuie sa poata rezolva rapid si elegant partea de salarizare, fara consumul de energie si timp inevitabile atunci cand deducerile, primele sau concediile sunt centralizate intr-un Excel.

Salariile vor fi prelucrate la timp si corect, un lucru apreciat de orice angajat.

In plus, ai nevoie de un sistem flexibil, ce-ti permite configurarea elementelor salariale care nu se incadreaza in cele standard, fiind specifice companiei. Urmarirea acestora in timp este de mare ajutor in companiile cu activitate complexa sau unde exista numeroase exceptii.

Calculul impozitului pe salariu

Unul dintre cele mai importante - si cele mai provocatoare - aspecte ale gestionarii salarizarii este pregatirea, depunerea situatiilor si plata impozitelor. O solutie software de salarizare va va permite sa calculati impozitele corect si rapid, pentru a le putea declara in timp util si a nu inregistra intarzieri la plata.

Conformitatea cu sistemul de taxe

Nu doar impozitele, ci si toate taxele catre stat vor fi calculate rapid si corect de catre software-ul de salarizare. Calculele se vor realiza automat, cu integrarea diverselor facilitati fiscale, specifice industriei sau conditiilor specifice ale companiei.

In plus, e de asteptat ca formularele fiscale sa poata fi pre-completate prin intermediul aplicatiei. Tot ceea ce trebuie sa faceti apoi este sa depuneti aceste formulare la autoritatile fiscale.

Utilizand un program de salarizare cum este Sincron HR Software, de exemplu, informatiile legate de aceste taxe se vor transmite automat in declaratia 112, sub forma unui fisier electronic care va putea fi depus la ANAF. Fisierul respectiv va contine in mod standard toate informatiile necesare despre toti angajatii (CNP, venituri, concedii medicale, beneficii, taxe de plata etc).

Securitatea datelor

Din punct de vedere al securitatii datelor, sistemele in cloud devin standardul, fata de cele instalate local. Cloud-ul asigura o protectie sporita a datelor si posibilitatea de recuperare a unor date sensibile si importante, chiar si in cazul unor evenimente extreme (cum ar fi un incendiu sau un dezastru natural).

Spre deosebire de alte procese de HR, procesul de salarizare cere ca anumite documente si formulare, cum ar fi statul de plata sau declaratia 112, sa fie nu doar completate si depuse, ci si stocate corespunzator, pentru a evita penalizarile. Un software de salarizare in cloud va poate ajuta sa pastrati in siguranta aceste formulare.

Raportare simpla, la obiect

Un program de salarizare modern va avea dashboard-uri construite in jurul celor mai importanti KPI si te ajuta sa configurezi noi template-uri de raportare. Vei putea aloca, in acest fel, mai mult timp analizelor si strategiilor.

Managementul pontajului direct in soft-ul de salarii

Pontajul este sursa primara de date pentru realizarea calculului salarial. Posibilitatea de a raporta, corecta, aproba ore si situatii de pontaj in soft-ul de salarii va scuti mult timp si elimina erorile ce pot proveni din duplicarea datelor.

Managerii trebuie sa poata verifica cu usurinta timpul lucrat de angajati, astfel incat administratorii de salarizare sa nu fie pusi in situatia de a urmari ei diversele aprobari de timp liber sau de a recalcula diferentele de timpi lucrati, fata de programul standard, la saptamani dupa terminarea lucrului.

Sustenabilitate

Din ce in ce mai des, acest aspect este luat in considerare de organizatii, la orice achizitie.

Din ce in ce mai multe organizatii au trecut in ultimii ani de la fluturasii imprimati pe hartie la informatiile in format digital, odata ce legislatia din Romania a permis acest lucru. Angajatii au, in acest fel, acces rapid la informatii in timp real, in timp ce mediul este protejat.

Legislatia muncii din Romania prevede ca angajatorul are obligatia legala de a informa angajatii in legatura cu toate aspectele financiare care ii privesc. Nu este insa obligatoriu ca aceste informari sa mai fie pe hartie, cu fluturasi de salarii in forma fizica.

Sincron HR Software ofera in continuare ambele variante de fluturasi de salariu - atat in format digital, cat si pe hartie. Companiile-client isi pot alege metoda preferata, in functie de tipul angajatilor si gradul de digitalizare a companiei.

Exista organizatii care prefera in continuare varianta pe hartie, cele in care angajatii nu sunt obisnuiti cu utilizarea mijloacelor electronice sau nu toti angajatii au acces cu usurinta la sisteme de tipul unui Employee Portal, in care se centralizeaza aceste informatii pentru angajati. In rest, varianta electronica este sustenabila si preferata din ce in ce mai mult de catre companii.

Intereseaza-te de felul in care acopera toate aceste aspecte firma de la care achizitionezi soft-ul de salarizare. In plus, fii atent si la aspecte precum transparenta din punct de vedere al sistemului de preturi sau customer service-ului. Este esential sa va puteti baza pe firma de la care ati achizitionat soft-ul in cazul in care apar neconcordante sau modificari de ultim moment - mai ales ca vorbim despre deadline-uri stricte, asa cum sunt platile catre angajati sau plata taxelor catre stat.

Un alt aspect important, avand in special in vedere contextul din Romania, este flexibilitatea programului si rapiditatea cu care poate fi adaptat modificarilor legislative. Un program de salarizare performant va fi flexibil si va permite cat mai multe configurari personalizate.

Xiaomi trimite un avertisment către utilizatorii de smartphone-uri. Ce trebuie evitat

Compania Xiaomi a emis recent un avertisment către utilizatorii săi privind riscurile asociate cu folosirea protecțiilor de ecran cu adeziv lichid UV. În ciuda popularității acestor...

De ce prețurile produselor de pe Shein și Temu sunt atât de mici. Riscurile grave la care se expun cumpărătorii

Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor (ANPC) a anunțat, pe 23 aprilie, că urmează să investigheze platformele de comerț online chinezești Temu și Shein, făcând și o...