Arhivare: ce este nomenclatorul arhivistic?

Arhivarea documentelor unei companii este mai mult decat o simpla cerinta legislativa. Pentru aceasta, de-a lungul timpului, au fost emise o serie de reglementari care trebuie respectate intocmai, pentru a nu risca eventuale amenzi in cazul unui control efectuat de organele abilitate.

Ce inseamna, de fapt, nomenclator arhivistic?

Primul pas in realizarea si ordonarea arhivei companiei o constituie elaborarea nomenclatorului arhivistic. Acesta este instrumentul principal de lucru, fiind in fapt un tabel cu toate categoriile de documente create in decursul unui an.

Documentele trebuie grupate pe compartimente, sectiuni si termene de pastrare. Ordonarea lor are o mare importanta nu doar in activitatea companiei, ci si pentru activitatile ulterioare, dintre care amintim inventarierea, retragerea, distrugerea la termen.

Pentru elaborarea nomenclatorului exista informatii concrete, specificate intr-un cadru legal, conform art. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si art. 10-15 din Instructiunile Privind Activitatea de Arhiva la Creatorii si Detinatorii de documente.

La stabilirea termenelor de pastrare a documentelor, sunt cateva norme care trebuie avute in vedere. Acestea sunt Codul Civil, Codul Penal, Legea contenciosului administrativ, Legea contabilitatii nr. 82/1991 cu modificarile si completarile ulterioare etc.

Cine realizeaza nomenclatorul arhivistic?

In primul rand, managementul companiei trebuie sa desemneze o persoana sau un departament dedicat activitatii de arhivare. Apoi, aceasta persoana sau acest departament solicita propuneri prin care sa faciliteze obtinerea documentelor necesare, cat si pentru a stabili cu exactitate ce tipuri de documente sunt generate de fiecare departament in parte.

Mai departe, acesta trebuie intocmit in concordanta cu prevederile legale, dupa criteriile mentionate mai sus. Nomenclatorul astfel generat trebuie verificat si aprobat de managementul companiei, ca mai apoi sa fie trimis catre Arhivele Nationale sau la Serviciul Judetean al Arhivelor Nationale, pentru aprobare.

Doar dupa acest pas se poate incepe arhivarea propriu-zisa, prin implementarea si utilizarea nomenclatorului.

Neintocmirea si neaplicarea criteriilor specificate in nomenclator se considera contraventie si aduce cu sine sanctiuni, asa cum sunt stabilite in art. 30 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, modificat si completat prin Legea nr. 358/6 iunie 2002.

Pentru a evita sanctiunile si pentru a realiza nomenclatorul in perfecta concordanta cu cadre legale, exista o solutie mult mai facila si mai moderna. Aceasta este apelarea la o companie dedicata arhivarii, ce ofera servicii complete - de la consultanta in domeniu, la gasirea solutiei ideale pentru fiecare companie in parte, la transportul si realizarea arhivei in conformitate cu reglementarile in vigoare.

Arhivatorul SRL este compania cu o vasta experienta in domeniu, ce poate oferi toate aceste solutii intr-un timp cat mai redus, totul pentru eficienta si bunul mers al activitatii fiecarui client al sau.