Arhivarea electronică sau cum să scapi de arhivarea fizică

Ce este arhivarea electronică

Arhivarea electronică este o procedură de scanare și digitalizare a documentelor, astfel încât să ai acces rapid și să le poți organiza cât mai simplu și rapid, fără a mai ocupa spațiul cu numeroase dosare.

Arhivarea electronică a început să capete tot mai mult teren și în țară la noi și vedem asta inclusiv în faptul că multe din documentele pe care le depunem la diverse instituții pot fi expediate și în format electronic.

Arhivarea electronică nu poate fi făcută oricând și de către oricine. Vorbim de păstrarea unor documente care cuprind date personale, așadar, în România există o legislație care trebuie respectată. Toate detaliile le găsești în Legea nr.135/2007 și Decizia Ministerului Comunicațiilor și Societății Informaționale (MCSI) nr.493/2009.

În principiu, ceea ce trebuie să știi sunt următoarele:

• documentele trebuie să fie păstrate în centre de date acreditate;
• firma care arhivează trebuie să aibă o aplicație de management de arhivare care să fie conformă cu normele MCSI;
• este nevoie de o persoană care să aibă titlu de Administrator de arhivă electronică acreditată de minister.

Dacă vrei să afli mai multe detalii și să fii mereu la curent cu modificările pe care trebuie să le respecte firma pe care o deții, colaborează cu o companie care să ofere servicii de contabilitate în București sau în orașul în care te afli. Așa este cel mai sigur să te știi mereu în regulă din punct de vedere legal. În plus, o firmă de contabilitate din București te poate ajuta și dacă ai un PFA, iar cei de la Contabilul Tău îți oferă o mulțime de servicii necesare pentru afacerea ta.

Avantajele arhivării electronice

Sunt multe aspecte pozitive care se remarcă atunci când vorbim de arhivarea electronică, iar asta o să afli și de la firma care îți va oferi servicii de contabilitate sectorul 1 sau oricare altul din capitală. Iată care sunt cele mai des remarcate:

• în cazul în care primești un control de la ANAF sau alte entități ale statului, nu trebuie să mai printezi și pregătești o mulțime de documente, ci doar le dai acces la actele din zona lor de interes;
• poți să organizezi foarte ușor toate documentele companiei, ceea ce înseamnă că le vei găsi cu mare ușurință atunci când ai nevoie, economisind astfel mult timp;
• vei avea mai mult spațiu la sediul companiei, deoarece nu trebuie să mai ocupi fizic loc cu dulapuri întregi pline cu dosare;
• riscul de a pierde sau deteriora anumite acte dispare;
• arhivele electronice sunt foarte bine securizate, astfel încât persoanele neautorizate să nu aibă acces la ele;
• faci economie și de bani, deoarece arhivele fizice pot fi consumatoare mari de finanțe (hârtie, copiatoare, ventilatoare pentru încăperi, dulapuri etc.).

Alege cu grijă firma care te ajută pentru obținerea unor astfel de servicii, deoarece este foarte important să respecte toate prevederile legale și să îți garanteze siguranța datelor, iar la Contabilul Tău știi că ești pe mâini bune.