Facturarea electronica. Ce trebuie sa stii despre ea?

Atunci cand vine vorba despre documente contabile, factura este cel mai folosit document de acest fel. Atat firmele mici si PFA-urile, cat si firmele mari, folosesc un software contabil pentru a emite facturi sau, in cel mai rau caz, folosesc inca tipizate.

In ultimii ani tipizatele se intalnesc din ce in ce mai rar insa, in conditiile in care chiar si un program de contabilitate gratuit (Regnskabsprogram) poate sa genereze rapid facturi electronice si sa ajute la economii de timp, de stres si de hartie.

Ce este o factura electronica?

Este un document in format electronic ce indeplineste toate conditiile legale pentru a putea fi considerat factura. O factura electronica poate sa fie emisa si de cel mai bun program de contabilitate si de un simplu Word, insa trebuie sa contina o serie de elemente specifice pentru a fi autentica:

• Identitatea furnizorului sau a celui care o emite;
• Informatii lizibile. Factura trebuie sa fie cat se poate de usor de citit de catre orice om;
• Continut corect.

O factura electronica este autentica in momentul in care este trimisa printr-un schimb electronic de date sau in momentul in care este semnata printr-o semnatura electronica.

Nu sunt considerate facturi electronice acele documente emise cu un program de contabilitate sau cu Word si Excel, insa printate si trimise sub forma fizica.

De ce merita sa fie folosita factura electronica in detrimentul facturilor fizice?

Conform Regnskabsprogrammerne.dk, avantajele acestui tip de factura sunt numeroase si orice antreprenor le poate descoperi rapid:

• Costurile pentru emitere, transmitere si arhivare sunt mult mai mici. Intr-o companie cu o activitate mare, arhivarea documentelor poate sa fie una dintre cele mai mari probleme. Daca acestea sunt arhivate intr-un cloud sau pe un HDD, se economisesc metri cubi de spatiu;
• Reducerea timpului de emitere si de trimitere a facturii. Facturile electronice pot fi emise in doar cateva secunde. Programele moderne de facturare salveaza datele sau chiar au acces la bazele de date ANAF, in asa fel incat sa ofere cat mai multe detalii pe factura in cel mai scurt timp;
• Protejarea mediului inconjurator. Este un alt avantaj de luat in calcul. Problemele de mediu din ultimii ani sunt din ce in ce mai mari si renuntarea la facturarea pe hartie poate sa fie un mare ajutor pentru intreaga planeta;
• Eliminarea eventualelor greseli. Pe facturile fizice apar mereu greseli care trebuie sa fie corectate. Cum facturile nu pot fi trimise cu greseli, de cele mai multe ori corectura inseamna refacerea intregului document. Acest lucru inseamna si pierdere mare de timp. In cazul facturilor electronice, greselile sunt aproape inexistente, asadar, timpul pierdut este foarte mic.

Programele de facturare si contabilitate online au si alte avantaje de luat in calcul, cum ar fi posibilitatea de a fi folosite de mai multi oameni, faptul ca sunt mereu la curent cu noutatile legislative sau faptul ca pot fi accesate de oriunde. Tocmai de aceea, cei care doresc sa inceapa un business este bine sa se asigure ca emit facturi electronice.